INTRODUCCIÓN
En el mundo actual, la información analizada, almacenada,
transmitida, reutilizada y compartida genera conocimiento, es por esto que a lo
largo de los años el hombre la ha utilizado como un medio que le permite
alcanzar sus objetivos. Así, la información es savia vital de la organización,
la vincula con su entorno y facilita las operaciones internas, como
consecuencia, la información debe gestionarse igual que cualquier otro recurso
valioso de la empresa. Un sistema de gestión de la información debe asegurar
que se proporcione a los niveles con autoridad para tomar decisiones la
cantidad y calidad adecuada de información interna y externa en el momento
preciso.
La economía mundial ha dependido del manejo tradicional de
la información y la telecomunicación; sin embargo, cada día se ve, en
instalaciones de empresas que apuestan al crecimiento del mundo globalizado, un
mayor nivel de modernización de la infraestructura necesaria para el
procesamiento de datos, lo cual conlleva a una mayor flexibilidad en la organización
no solo a nivel de rentabilidad sino también a la aprehensión de conocimientos
inherentes a la nueva manera de hacer las cosas, en donde la avanzada
tecnológica de la información es clave para el éxito estratégico de las
organizaciones.
Es así como en las últimas décadas la evolución y
desarrollo de sistemas de información han sido vertiginosos, introduciéndose
cada vez en todos los ámbitos del quehacer y haciendo que la gestión
empresarial evolucione hacia nuevas formas de gestión y mejora de servicios y
de la calidad de los mismos.
Vivimos en un mundo de cambios rápidos y acelerados en
muchas áreas por lo que para competir se tienen que modernizar procesos,
equipos, maquinarias, sistemas financieros y, sobre todo el factor humano que
es el elemento más importante en la organización, este debe estar en capacidad
de adaptarse rápidamente a los cambios tecnológicos que les permite modificar y
adecuarse al cambio social y cultural del momento.
Es así como, frente a las exigencias del entorno empresarial,
en cuanto a respuestas más confiables y rápidas, los sistemas de información se
han convertido en una herramienta cada vez más imprescindible en las
organizaciones, sin embargo, es necesario
visualizar el beneficio de disponer de estrategias de negocio a través de
sistemas de información adecuados para soportarlas ya que el sistema de
información sin una buena estrategia dirigida al alcance de objetivos de la
organización bien definidos, no llena las expectativas de éxito que se
depositen en solo un sistema de información.
Debe señalarse que un sistema de información es eficaz si
facilita la información necesaria para la organización y lo hace en el momento
oportuno, y eficiente si lo realiza con los menores recursos tecnológicos,
humanos, temporales y económicos posibles; como es el caso de las tecnologías
de la Información y comunicación (TIC ) que experimentan cada día un notable uso
y expansión a nivel mundial, caracterizándose por permitir que sus
usuarios puedan acceder y compartir información en forma rápida y de diversas
maneras.
De allí que el objetivo de este artículo está dirigido a
describir cómo las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son
utilizadas en la gestión empresarial a nivel de estrategias que contribuyen en
el desarrollo y viabilidad de las organizaciones.
DESARROLLO
La información como recurso vital para toda organización, apoya la toma de decisiones
y su buen manejo puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso.
Por lo que para cualquier empresa el manejo de
la información es fundamental para lograr niveles competitivos dentro del
mercado y obtener mayor capacidad de desarrollo que decide el futuro de la
organización para consolidarse como una empresa de éxito en el mercado y
obtener una mayor oportunidad de crecimiento y expansión.
De igual manera, el manejo de la información permite
identificar en la organización sus fortalezas y debilidades así como sus
aspectos vulnerables, a fin de efectuar una planificación acorde con la
realidad y tener el requerido control que permita alcanzar las metas
propuestas.
Al respecto, Chiavenato (2006), expresa que información:
Es un conjunto de
datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta el
conocimiento de algo. En verdad, la información es un mensaje con significado
en un determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona
orientación a las acciones por el hecho de reducir el margen de incertidumbre
con respecto a nuestras decisiones. (p. 110).
De igual manera, para Ferrell y Hirt, (2004, p. 121), la
información
"comprende los datos y conocimientos que se usan en la toma de
decisiones". En función de los conceptos expresados por los autores antes
mencionados, puede decirse entonces que la información es un elemento de gran relevancia, en el ámbito empresarial
sólo tiene razón de ser y se justifica si permite satisfacer las necesidades de
los usuarios. Es así como, la importancia de la información se centra en la
capacidad que otorga para solucionar problemas, tomar decisiones y/o
seleccionar la mejor de un conjunto de alternativas.
En efecto, una buena gestión de la información significa
dentro de las empresas una comunicación eficaz, mejor entendimiento, mejor
rendimiento, mayor crecimiento y por lo tanto mayores ganancias; tanto
económicas como de posicionamiento, lo cual se convierte en una ventaja
competitiva en el mercado.
En cuanto a la gestión de la información, Villegas (2005)
expresa que ésta
Comprende la
definición de la estrategia de manejo de la información, tanto en cantidad como
en calidad y oportunidad, incluyendo el desarrollo de aquellos sistemas que
respalden eficientemente la gestión de la organización y que luego se definen
como sistemas de información de la gerencia. (p. 21).
De igual manera, para Manso (2008, p. 60), la gestión de la
información es “el conjunto de las actividades que se realizan con el propósito
de adquirir, procesar, almacenar y finalmente recuperar, de manera adecuada, la
información que se produce o se recibe en una organización y que permite el
desarrollo de su actividad”.
En este sentido, los autores confirman como una buena
gestión de la información desarrollada en base al propósito de la organización
puede convertirse en un sistema de información poderoso, al facilitar de manera frecuente y oportuna el acceso a la información y datos, cargados en él,
mediante recursos interconectados, constituyéndose, además, en un recurso
decisivo que puede determinar el éxito de la organización.
como la
dirección en la que una empresa necesita avanzar para cumplir con su misión.
Esta definición ve la estrategia como un proceso que se logra a través de la
planeación a largo plazo y la planeación táctica.
Por su parte, Prieto (2003), considera que la estrategia es
el marco de referencia en el que se basan las decisiones que determinan la
naturaleza y el rumbo de una organización.
En efecto, la estrategia se constituye en la guía que
orienta la actuación futura de las organizaciones de forma tal que les facilita alcanzar su misión con eficacia y eficientemente.
Una adecuada estrategia integra las metas, las políticas y la táctica de la
organización en un todo cohesivo, que se sustenta en realidades del negocio. La
estrategia debe conectar la visión con la misión y ambas con las perspectivas
futuras de la empresa.
De igual manera, toda organización, al momento de tomar
decisiones debe tener claridad sobre lo que espera o desea, y hacia dónde
quiere llegar, a fin de dirigir todos sus esfuerzos en la búsqueda de dichos
objetivos, para lo cual es indispensable conocer plenamente la organización. En
efecto, cuando hay desconocimiento de la organización de parte de los niveles
gerenciales éste se pone de manifiesto ya que las políticas que se desarrollan
no sustentan las decisiones y como consecuencia éstas no son las mejores, lo
que compromete seriamente el accionar hacia el éxito de la organización.
Finalmente, Porter (1996), considerado el padre de la
estrategia, la define como un sistema de actividades singulares que posiciona a
la empresa en su sector para lograr una rentabilidad superior y que, desde la
perspectiva de modelo de negocio la empresa configura este sistema de
actividades para alcanzar una ventaja competitiva sostenible.
En efecto, la estrategia permite vincular las fuerzas
competitivas entre el entorno y la organización, relación que define la clase
de negocio o sector en los que debería intervenir la empresa y el nexo a
establecer con los agentes del medio que comparte: clientes, proveedores y
competidores lo que la convierte en una estrategia empresarial.
La estrategia empresarial se compone de dos grandes áreas:
la estrategia corporativa y la estrategia competitiva. Ambas están muy
relacionadas (en parte importante, una depende de la otra), la combinación de
ambas influye en la capacidad de una empresa para tener éxito en el mediano y
largo plazo.
Es así como la estrategia corporativa, se pregunta aspectos
tales como cuáles son los negocios en que debe participar y cuáles son los
límites verticales y geográficos que debe tener una empresa. Adicionalmente, la
estrategia corporativa busca evaluar cuáles son los mecanismos para modificar
el ámbito de la empresa y cuál es la mejor forma de coordinación de las
diferentes actividades y negocios para lograr los objetivos de la empresa.
La estrategia competitiva en cambio se pregunta aspectos
tales como de qué depende la ventaja competitiva de cada negocio, cuál es la
capacidad de sustentar esa ventaja a través del tiempo y cuál es la forma de
competir para mejorar la posición de cada negocio en el mercado.
La estrategia competitiva tiene como propósito definir qué
acciones se deben emprender para obtener mejores resultados en cada uno de los
negocios en los que interviene la organización. Martínez y Milla (2012),
indican que la formulación de la estrategia competitiva probablemente sea el
tema más discutido en el mundo empresarial, diferentes generaciones de líderes
empresariales han considerado el desarrollo de una buena estrategia como el
factor diferenciador del éxito.
Ser diferentes es lo que garantiza la existencia de la
empresa; crear esta diferenciación es lo que muchos ven como el núcleo
verdadero de la estrategia. En concreto, Treacy y Wiersema, (1996), opinan que
el éxito de una empresa está definido en función de los beneficios que ofrece a
sus clientes, eso que ninguna otra empresa ofrece en ese determinado mercado,
es decir, la instauración de una posición de mercado única y con
características que incluyan actividades empresariales diferenciadoras.
De lo anterior se deriva una capacidad distintiva para
cumplir con alguna de las actividades de la cadena de valor de manera
destacada, lo que adquiere un carácter estratégico cuando se traduce en un
producto con ciertos atributos de interés para el mercado: calidad, precio,
facilidad de acceso, entre otros.
Martínez y Milla (2012), indican que dentro de las
estrategias competitivas se debe contar con la excelencia operativa, que no es
otra cosa que ofrecer una combinación de calidad, precio y facilidad de compra
que no ofrece otra empresa de la competencia.
A lo anteriormente mencionado, dichos autores aluden que en
los procesos de gestión operativa se deben realizar esfuerzos por concentrarse
en aspectos como procesos operativos de alta eficiencia, calidad constante,
ciclos de producción cortos, para ajustarse a los pedidos de los clientes con
rapidez, procesos de distribución a bajo coste, puntuales y sin errores.
Para poder instaurar una buena estrategia genérica, las
capacidades estratégicas deben centrarse en las competencias de los empleados
para mejorar los procesos, postura que es confirma por Jackson (2012), cuando
refiere que la mayor ventaja competitiva que una empresa puede tener es ser
capaz de aprender y adaptarse, y hacerlo más rápido que la competencia, para lo
cual el necesario el uso de tecnologías de punta que establezcan diferencias entre ella y sus competidores, de tal manera
que los clientes consideren más ventajoso adquirir sus productos.
Debe recordarse siempre que las empresas operativamente excelentes
se centran en lo mejor en cuanto a calidad, tiempo y costos (Martínez y Milla,
2012).
Hoy por hoy se han generado muchas definiciones que abordan
el término de tecnología, vale citar algunos de ellos:
Para Gilbert y otros (1992, cp. Cabero 1996), la tecnología
es considerada como una serie de herramientas, soportes y canales a través de
los cuales no solo se tiene acceso a la información sino que al mismo tiempo
permite su tratamiento. A su vez, Castells, (1986), mencionan que la tecnología
la constituyen todas aquellas aplicaciones resultantes de procesos científicos
cuya importancia viene dada por su capacidad progresiva de tratamiento de la
información.
De igual manera, Staudenmaier (1994) afirma que la
tecnología actúa como elemento generador del cambio social. La tecnología
determina la historia y produce transformaciones sociales, condiciona y moldea
conductas, costumbres, creencias que la sociedad acepta como un mandato
dogmático que no acepta discusión alguna.
Es evidente que la aparición de la tecnología como nuevo
factor de competitividad convierte el manejo inteligente de la información en
un tema crítico, ya que su utilización implica cambios que involucran todos los
niveles organizacionales.
En este sentido, las tecnologías de la información y la
comunicación respaldan y dan forma a la estrategia competitiva en una unidad de
negocio al contribuir al logro de los
objetivos estratégicos planteados, además de permitirle a la empresa mejorar su
habilidad para aumentar el rendimiento y productividad sobre sus competidores,
en base a costos, calidad y velocidad de respuesta. (Callon 1998, Newman 1994),
Hoy día, no solo se concibe en un sentido amplio las
tecnologías de la información que abarcan toda la información que una empresa
produce y usa, sino también el extenso espectro de tecnologías, cada vez más
convergentes y vinculadas, que la tratan.
En efecto, todo este nuevo accionar que genera cambios
significativos en la sociedad impactan en el ámbito organizacional, tal como lo
plantea Mujica (2000), al considerar que las transformaciones y avances que se
suscitan en la tecnología de la información y comunicación activa en las
organizaciones una visión diferente a la tradicional, que las moviliza a acceder
al conocimiento, a manejarse con rapidez e independencia en ambientes
interactivos, a desarrollar nuevas formas de negocio y de interactuar con sus
clientes y proveedores.
Ante lo planteado, Porter y Millar, (1986), sostienen que
la implantación de tecnología de la información se constituye en una ventaja
competitiva sostenible bajo las siguientes circunstancias: baja el costo o
aumenta la diferenciación de la empresa y por tanto provoca un cambio
tecnológico sostenible y modifica la estructura general del sector industrial.
Es decir, la tecnología de la información genera
modificaciones en el poder negociador de proveedores y de clientes, barreras de
entrada en un sector o área de comercio, rivalidad existente en el sector,
diferenciación de productos. Por ejemplo, la tecnología de la información puede
aumentar el poder de negociación de los proveedores o constituir una barrera de
entrada en un sector, por la fuerte inversión que requiere su implantación.
En este contexto también Cegarra (2012), define la
tecnología como una articulación de dispositivos, soluciones y elementos de
tipo hardware, software y de comunicaciones aplicados al tratamiento automático
de la información y de la transmisión de la misma para satisfacer las
necesidades de información. Por consiguiente, las
tecnologías de información y comunicación (TIC)
incluyen todas las tecnologías basadas en computadora y comunicaciones por
computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir
información a las personas y unidades de negocios tanto internas como externas,
las mismas permiten a la empresa mejorar su manejo e integración de las
necesidades de procesamiento de información en todas sus áreas funcionales, (Benjamín y Blunt (1992).
De acuerdo con Cabero (1998, cp. Ayala y Sánchez, 2015, p.
28), “las TIC giran en torno a tres medios básicos: la microelectrónica,
la informática y las telecomunicaciones; pero giran, no sólo de forma aislada,
sino lo que es más significativo, de manera interactiva, lo que permite
conseguir nuevas realidades comunicativas”.
De Pablos y col (2009), indican que, para la toma de
decisiones, que es el proceso más característico de la actividad de un
directivo, se precisa como punto de partida una información de calidad a partir
de la cual poder evaluar situaciones, elaborar y corregir planes, controlar
programas y proyectos y comunicar dichas decisiones a los miembros de la
organización.
En todas estas áreas, las TIC, además de desempeñar
su tradicional papel instrumental como tecnología de soporte, cada vez más se
revelan como impulsoras de nuevas formas de hacer negocios.
En un mundo conectado como el de hoy, la
capacidad de una organización de implementar el buen uso de las TIC se traduce en mayor productividad y desarrollo ya que han revolucionado las relaciones de la empresa con su
entorno. Las TIC permiten integrar en espacios
virtuales todas las actividades necesarias del día a día de la empresa. Además,
estas tecnologías pueden llegar a cualquier empresa sin importar su actividad o
tamaño.
De Pablos y col (2009), menciona que la evolución de las TIC ha sido considerable y se ha
acentuado por una serie de factores entre los que deben destacarse: la
consideración generalizada de la información como un activo de tipo
estratégico, la convicción de que pueden obtenerse a través de ellas ventajas
competitivas, e incluso las TIC para muchos sectores productivos son una cuestión de
supervivencia; y la amplia oferta de tecnología existente a costes asequibles
para todo tipo de organizaciones.
Es así como los factores antes mencionados conllevan a la proliferación
de sistemas de información en el ámbito de la gestión empresarial, en especial
a nivel de la dirección estratégica, asociada a la alta dirección, que son
quienes tiene como función la formulación de los fines, objetivos y planes a
largo plazo que sitúan a la organización en la mejor disposición para
aprovechar los cambios.
Para Gándara (2007), una de las características más
destacables de la toma de decisiones en el ámbito empresarial, es la gran
complejidad que proviene de las distintas situaciones reales a las que se trata
de responder, manifestándose éstas a través de:
a)
Tiempo de respuesta, cada vez más
cortos, decisiones con consecuencias importantes a largo plazo deben de
adoptarse en un breve período de tiempo.
b) Información incompleta y limitada, como consecuencia de
ello, es imposible contar con toda la información necesaria para resolver un
problema y adoptar una decisión óptima, y aunque se tuviera toda la información
no se podría procesar sin las herramientas informáticas de simulación,
predicción y proceso de la información.
c)
Incertidumbre sobre los datos, muchas
decisiones en la organización incorporan la situación previsible del entorno
dentro de la información a tener en cuenta, y ésta no se puede conocer sino es
en términos aproximados.
d) Objetivos múltiples, el decisor debe buscar algún criterio
que satisfaga un conjunto de objetivos distintos y normalmente incompatibles.
En este sentido, para la toma de decisiones el decisor
puede hacer uso de las TIC mediante aplicaciones para el procesamiento electrónico de
datos (EDP, Electronic Data Processing), e igualmente utilizando los sistemas
de información para la dirección (MIS, Management Information Systems) o los
sistemas de información para ejecutivos (Executive Information Systems) que son
aplicaciones cuyo propósito es facilitar la adopción de decisiones cuando los
requerimientos de la información a manejar pueden ser, en cierta medida,
identificados de antemano.
En efecto, las TIC son herramientas que reúnen los sistemas, técnicas y
soportes que gestionan la información y la comunicación; aportan una
generalización del conocimiento en los distintos campos tanto en el ámbito
personal como en el empresarial.
Las TIC están presentes en todos los niveles de nuestra sociedad
actual, desde las más grandes corporaciones multinacionales, pequeñas empresas,
gobiernos, administraciones, universidades, centros educativos, organizaciones
socioeconómicas, asociaciones profesionales y particulares.
Las redes de comunicación, dispositivos, así como los tipos
de software y aplicaciones que componen las TIC actualmente permiten
ofrecer todo tipo de servicios como: comercio electrónico, búsquedas de
información a través de internet, redes sociales, contacto inmediato con
empresas, entre otros.
De Pablos y col (2011), mencionan que cada día más empresas
dependen en mayor medida de la información, que procesan las TIC y de los
sistemas de información en los que se apoya su gestión. La información, hoy día,
es uno de los activos más importante, de las organizaciones, y de manera
especial para algunas empresas que operan en determinados sectores de
actividades donde este recurso se convierte en crítico.
En efecto, el valor de la información destaca de manera más significativa en el
contexto de una decisión, de no haber elección de alternativas actuales o
futuras la información sería innecesaria, es decir, la información tiene valor
en la medida en que afecta las decisiones o acciones que se toman de allí que el avance de la sociedad esté directamente relacionado
con los avances científicos y tecnológicos
La
implementación de las TIC está
orientada a soportar la toma de decisiones, facilitando las tareas de dirección
y proporcionando a ésta un soporte básico, en forma de mejor información.
Las TIC son cada vez más usadas para el apoyo y automatización de todas las
actividades de la empresa. Gracias a su utilización las organizaciones han
conseguido obtener importantes beneficios, entre los cuales cabe mencionar la
mejora de sus operaciones, llegar a una mayor cantidad de clientes, la
optimización de sus recursos, la apertura a nuevos mercados, un conocimiento
más profundo acerca de las necesidades de la clientela para brindarles un mejor
servicio de calidad y una comunicación más fluida, no sólo con sus empleados
sino también con sus clientes y proveedores.
Finalmente,
las TIC logran
aumentar considerablemente la eficiencia de las organizaciones, ya que la
información disponible en el momento oportuno influye de manera positiva en la
calidad de la toma de decisiones; postura que es confirmada por Hendriks y Vriens (1999 cp. Gándara, 2007), al considerar
relevantes ciertas características de las TIC que
funcionan a favor de las organizaciones, como son:
·
Las TIC dan valor agregado al
negocio.
·
Crean nuevas oportunidades de trabajo.
·
Desafían a la población laboral a
desarrollar nuevas competencias laborales.
·
La gestión de las TIC aunada a una buena
estrategia crea ventajas competitivas en costes o en eficiencia respecto a la
competencia.
·
Las TIC forman parte del
producto, servicio o cadena de producción.
·
Las TIC son la plataforma de
las nuevas formas en red que irán adoptando las organizaciones realmente
competitivas.
·
Las TIC son herramientas
fundamentales para la ayuda en la toma de decisiones de la organización.
MÉTODO
Fue un estudio de carácter monográfico,
analítico y lógico, caracterizado predominantemente por el sondeo crítico de
registros gráficos como fuentes de información. Para conocer el estado actual
del tema objeto de estudio la técnica utilizada fue la revisión bibliográfica.
En el proceso de documentación, se
utilizaron los siguientes niveles:
a)
Nivel monográfico: Mediante la
técnica de Riaceer la cual comprende la recopilación, identificación y
almacenamiento. Se revisaron los diferentes aspectos conceptuales planteados
por los autores sobre el uso de las TIC como estrategia empresarial.
b)
Nivel hermenéutico: Se realiza
una interpretación de los aspectos conceptuales presentados en el nivel
monográfico a partir del entendimiento, sustentación, alcance y vigencia de los
planteamientos.
RESULTADOS
Y DISCUSIÓN
A partir de la revisión bibliográfica, se concluye que las TIC son excelentes
herramientas de gestión empresarial, almacenamiento y procesamiento de
información, permiten medir la efectividad de las diversas actividades
operacionales y de gestión empresarial, facilitando la toma de decisiones y
disminución en los tiempos de respuesta, lo que hace a las organizaciones más
viables y competitivas.
Las TIC engloban las distintas competencias que se deben tener
para cubrir las diferentes áreas de una determinada actividad comercial; mejora
el flujo de información entre los actores, de manera que faciliten y posibiliten el incremento de la eficiencia y eficacia de
las empresas en correspondencia con lo establecido por el sistema de dirección
y gestión empresarial, al brindar mejoras en cuanto a:
·
Cambio en la estructura de los sectores
productivos, del manejo tradicional a la administración cada vez más centrado
en redes de colaboración de producción, gestión e intercambio de información.
·
Mejora en la capacidad del manejo de
información mediante elevación del nivel de estudios.
·
Interrelación total
informática-comunicaciones a través del uso del internet.
·
Refuerzo de la confluencia simbiótica TIC -industria cultural de la información y del entretenimiento
a través del internet.
·
Gestión de información y conocimientos,
y no sólo datos, utilizando las TIC
·
En el uso social diario la difusión de
las TIC
no cesa de aumentar, tanto en los hogares como en las organizaciones.
Además de las antes mencionadas, el uso de
las TIC también ha generado mejoras en el procesamiento de elevadas cantidades de datos a través de sistemas
cada vez más inteligentes que clasifican la información, procesos productivos
cada vez más informatizado, pero también por falta de capacitación en el área
ha supuesto la merma de puestos de trabajos. Por lo cual es conveniente que la
sociedad se prepare para estos cambios emergentes para prevenir crisis de
impacto global.
Hoy por hoy las organizaciones deben centrar sus esfuerzos
en la innovación y la creatividad para que sus procesos sean flexibles y
capaces de despertar actitudes proactivas en sus equipos de trabajo, para
asumir y comprometerse con nuevas visiones organizacionales y con herramientas
novedosas enfrentar los desafíos que el cambiante mundo empresarial plantea en
estos tiempos.
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