Enfoques.
Revista de Investigación en Ciencias de la Administración
http://doi.org/10.33996/revistaenfoques.v3i10.60
No. 10 | Volumen 3 | Abril -
Junio 2019
http://revistaenfoques.org
ISSN: 2016 – 8219
pp. 126 – 134
PROYECCIÓN ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS: LA SITUACIÓN ECONÓMICA Y
FINANCIERA EN LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS (PYMES)
BASIC FINANCIAL STATEMENTS PROJECTION: THE ECONOMIC AND FINANCIAL
SITUATION IN SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES (SMES)
Kenia Escalona
kenia0534@hotmail.com
Universidad de Carabobo, Venezuela
Licenciada
en Contaduría Pública Universidad de Carabobo.
María Patricia Paz
pazmariapatricia@outlook.com
Universidad de Carabobo, Venezuela
Licenciada
en Relaciones Industriales Universidad de Carabobo.
Marianny Viloria
mariannyborjas.vi@gmail.com
Universidad de Carabobo, Venezuela
Licenciada
en Contaduría Pública Universidad de Carabobo.
Artículo recibido enero 2019 | Arbitrado febrero 2019 |
Publicado 01 de abril 2019
Resumen
El presente artículo compila el propósito
de un estudio que tuvo como objetivo realizar la proyección de los estados
financieros básicos a objeto de medir la situación económica y financiera para
el año 2016 de Platinum Motors 8082, CA. La investigación fue de tipo
Descriptiva y Prospectiva, bajo los diseños documentales y de campo, con una
población y muestra finita, la técnica de recolección de información fue la
encuesta apoyado en un cuestionario. En la investigación realizada se observó
que en la entidad caso estudio las debilidades de la organización en cuanto a
proyección financiera al inicio de las operaciones y lo consecuente a esta,
llegando a la conclusión que la realización de los estados financieros básicos
proyectados debe estar incluidos en la planificación para el logro de los
objetivos y perdurar en el tiempo, cumpliendo con la premisa de negocio en
marcha. Por ello, se ha querido compartir la experiencia vivida, con la
finalidad de que pueda ser de utilidad a los interesados en el tema.
Palabras clave: Métodos prospectivos;
estados financieros; PYME
Abstract
This article compiles the purpose of a
study that aimed to make the projection of the basic financial statements in
order to measure the economic and financial situation for the year 2016 of
Platinum Motors 8082, CA. The research was descriptive and prospective, under
the documentary and field designs, with a population and finite sample, the
information gathering technique was the survey supported by a questionnaire. In
the investigation carried out, it was observed that in the case entity I study
the weaknesses of the organization in terms of financial projection at the
beginning of the operations and the consequent to this, arriving at the
conclusion that the realization of the projected basic financial statements
must be included in Planning for the achievement of the objectives and endure
over time, complying with the ongoing business premise. Therefore, we wanted to
share the experience, in order to be useful to those interested in the subject.
Key words: Prospective methods; financial
statements; SME
INTRODUCCIÓN
La economía mundial, se
caracteriza por sus constantes ciclos que son producto de las diversas
variables macroeconómicas, las cuales inciden directamente en las empresas sin
importar cuán grandes o pequeñas sean, exigiéndoles
considerar diferentes escenarios para afrontar dichos comportamientos a la vez
que les permita mantenerse en el mercado.
Con respecto a esto, en
los últimos años han surgido con gran auge, las Pequeñas Y Medianas Empresas
(PYMES), las cuales han influenciado en el desarrollo de las naciones por tener
un amplio campo para evolucionar por su fácil constitución, ser generadoras de
puestos de trabajo y hasta pueden llegar a futuro, transformarse como grandes
empresas.
Como resultado las PYMES
por ser mayoritariamente pequeñas industrias, se encuentran más sensibles a los
cambios políticos y económicos de su región. Por lo tanto, considerando la
premisa del negocio en marcha, es importante que estas empresas tengan
desarrollado diversas alternativas
para la toma de decisiones a futuro, mediante la técnica de la proyección,
permitiéndoles evaluar el mejor escenario que se les vaya presentando.
Por otra parte; en
Venezuela los problemas de capitalización se van incrementando, dificultándose
día a día por la situación económica inflacionaria, donde a las empresas se les
hace difícil mantener un margen de utilidad, sumado al desconocimiento de como
proyectar de manera eficiente la situación financiera a través de presupuestos,
a objeto de mantenerse y perdurar en el tiempo.
Asimismo, en este campo,
optan por mantener y ampliar un stop de su activo principal, para revalorizar
sus inventarios ante la devaluación de nuestra moneda local, haciéndose
preferente el capitalizar con la obtención de productos y así poder hacer
frente a las posibles complicaciones por carencia a una liquidez monetaria en
el momento que deban enfrentar el pago de sus compromisos con terceros.
En este caso debido a la
naturaleza de las empresas PYMES del sector autopartes, algunas se ven más
afectadas por diferentes factores, aparte de la inflación como: la Ley Orgánica
del Trabajo de los Trabajadores y Trabajadoras Vigente,
con los aumentos salariales hasta de dos veces al año, conjuntamente con la Ley de
Cestaticket Socialista Vigente, donde dichas responsabilidades deben ser
compensadas con los ingresos por las ventas, aunado a la dificultad de
adquisición de mercancía directamente del extranjero por el control de cambio,
lo impacta financieramente a la empresa, por lo que mantenerse en el sector
implica una rotación constante de inventario.
De acuerdo a los
problemas planteados que afectan a las PYMES, la investigación referida planteo
como objetivo, la propuesta de la Proyección de los Estados Financieros Básicos
a Objeto de medir la situación económica y financiera para el año 2016. Caso:
Platinum Motors 8082, C.A. Con la investigación, se pretendió dar a esta
empresa una proyección económica hipotética mediante los estados financieros
básicos, de cómo estaría en un año, empleando la técnica más habitual
“porcentaje de ventas” lo cual le permitirá visualizar la posible medición de
su financiamiento por medio
de estos, como en el estado de resultados donde observará la posible utilidad
aproximada en moneda de curso legal nacional, permitiéndole el poder
comprometerse a futuro con pagos a terceros, o como en el de situación
financiera donde la relación entre el Activo
Circulante – Pasivo Circulante sea mayor a
cero indicará que se cubrió todas las responsabilidades adquiridas y existirá
una disponibilidad o liquidez donde los socios tomarán convenientes decisiones.
Por lo tanto, los Estados financieros proyectados generarán expectativas.
Es oportuno señalar que
en los últimos años en Venezuela, en el ámbito económico se ha fortalecido el intervencionismo por parte del estado,
en detrimento del libre mercado, justificándose esta medida en el reparto
equitativo de la riqueza lo cual trae como consecuencia un aumento de la
función reguladora del Estado a niveles que no son idóneos para el crecimiento
económico, lo cual con el tiempo ha impactado drásticamente en la situación
económica y monetaria del país generando que actualmente Venezuela se encuentre
atravesando por un hecho económico conocido como estanflación que en resumidas
cuentas es la combinación de una hiperinflación (más de tres dígitos) con el
estancamiento de la producción nacional (bienes y servicios).
Como
sustento teórico
Vélez y Dávila (2009)
con relación a los estados financieros básicos señalan que son informes que dan
a conocer la situación de la firma y lo ocurrido durante cierto periodo dentro
de la misma. Siendo los más utilizados el de Situación Financiera y el Estado
de Resultados. El objetivo de los
estados financieros de una pequeña y mediana empresa es proporcionar
información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de
efectivo de la entidad que sea útil para la toma de decisiones.
Para Hurtado (2008) las
investigaciones proyectivas son elaboraciones de propuestas, planes o
programas, como solución a un problema o necesidad de tipo práctico aplicable a
una institución partiendo de un diagnóstico preciso de las necesidades del
momento, los procesos explicativos y de las tendencias futuras.
Entre las técnicas o
métodos prospectivos, Vélez y Dávila (2009) indican que se pueden encontrar dos
modelos, el causal en el que se tratan de encontrar las relaciones de
causalidad - causa y efecto- entre diferentes variables, de manera que
conociendo o prediciendo alguna o algunas de ellas, se pueda encontrar el valor
de otra” y el de serie de tiempo que “requiere solamente encontrar los
posibles valores que asumirá una determinada variable.
Vélez y Dávila (2009)
exponen que para iniciar un negocio, es adecuado el realizar unas proyecciones
de los estados financieros, siendo necesario el identificar las variables
pertinentes, hacer predicciones sobre sus posibles valores y sobre estos
valores evaluar las consecuencias futuras de las decisiones. A su vez, se
pueden crear posibles escenarios para poder detectar el comportamiento de los
resultados financieros.
La recolección necesaria
de información para realizar las estimaciones se debe hacer sobre los precios
de ventas y de compras actuales, aumentos porcentuales en los precios y los
volúmenes de venta, elasticidad de la
demanda, montos de los diversos gastos, cantidad y precio de los activos que se
requieran, inflación, por ejemplo, así como también el establecimiento de
políticas sobre el mantenimiento de los inventarios y el pago de los proveedores y servicios. Con esta
información se pueden construir los estados financieros que serán utilizados a
futuro.
Parafraseando lo
mencionado por Larraín y Sachs (2002) con respecto a su definición variables
macroeconómicas se podría decir que son aquellas que conforman el estudio del
crecimiento y las fluctuaciones de la economía de un país en una perspectiva
amplia, y en Venezuela son principalmente conformadas por ítems como la inflación
y la demanda de dinero.
Toda empresa debe tener
presente que una de las estrategias importantes hacia su éxito es contar con
una planificación financiera, para cumplir lo que menciona Burdano (2011) de
fijar metas razonables acordes con las tendencias y exigencias del mercado y
sus limitados recursos, alcanzables en un determinado período… para generar
valor para todos los que interactúan con ella: accionistas, gobierno,
trabajadores, proveedores, clientes. El logro de las metas propuestas deberá
generar planes y acciones que permitan alcanzar objetivos referentes a la
recuperación del capital invertido y la consolidación del valor de la empresa
en el mercado competitivo mientras se generen los ingresos suficientes para
cumplir con sus costos y desembolsos.
Por otro lado, es
importante señalar, como lo señala Drucker (2000), existen tres tareas que
deben ser primordiales en la gerencia, las cuales son: cumplir el propósito y
misión específicos de la institución;
hacer productiva la labor y que el trabajador se sienta realizado; dirigir los impactos y las responsabilidades sociales.
Lo anterior tiene mucha
relación con los procesos de comunicación: para Chiavenato (2009), comunicación
es "el intercambio de información entre personas significa volver común un
mensaje o una información. Constituye uno de los procesos fundamentales de la
experiencia humana y la organización social".
Según Robbins (2010), La
comunicación “es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen
una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar
o compartir ideas, información o significados que son comprensibles para
ambos”.
Para Mejías, (2011),
considera que la comunicación es todo proceso de interacción social por medio
de símbolos y sistemas de mensajes. Incluye todo proceso en el cual la conducta
de un ser humano actúa como estímulo de la conducta de otro ser humano. Puede
ser verbal, o no verbal, interindividual o intergrupal.
También, es importante
señalar lo que Corredor (2007), define como control al incluir dos aspectos
“asegurar que la ejecución concuerde con los planes a través del monitoreo y
comparar el resultado con respecto al parámetro establecido. El primer aspecto es
propiamente el control, mientras que el segundo, es más bien evaluación.
Del mismo modo, Barrios
(2006), define el control como la acción y efecto de gestionar para lograr un
propósito. Esta gestión está hecha de actividades cuidadosas, meticulosas,
siempre dirigidas a un logro.
Con relación a los
inventarios, Finney (2009) señala que un inventario es la existencia de bienes
mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administración de inventario
consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o
venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer
el inventario.
La administración de
inventarios se centra en cuatro (04) aspectos básicos: número de unidades que
deberán producirse en un momento dado;
en qué momento debe producirse el inventario;
¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? Y ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los
artículos en inventario?
La administración de
inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para
mantener la operación al costo más bajo posible. El objetivo de la
administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: por una
parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los
recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos
aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Y por la otra, hay que
asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente
a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta
funcionen sin obstáculos.
Ambos aspectos del
objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la
inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las
operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se
disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de
interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión.
El inventario permite
ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se
debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el
cargo proceso de producción.
Por último es importante
recordar que, el Análisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas de las empresas, es lo que se conoce como matriz DOFA. Es una
herramienta fundamental para conocer el estado general en el que pueda
encontrarse la organización, una evaluación comparativa de las condiciones
reales de la Empresa tomando en cuenta los agentes internos (Fortalezas y
Debilidades) y los factores externos (Oportunidades y Amenazas) Las cuales
constituyen la base para tomar decisiones en pro de estrategias a futuro (Ponce
2007).
Este análisis es la
primera etapa de reflexión profunda de cada
entidad que aunado con los análisis del entorno, permiten visualizar
cuáles son los lineamientos que hay que cumplir para continuar exitosamente en
el negocio. Ésta es la razón de ser de la matriz DOFA, el detectar las ventajas
competitivas de la empresa en el mercado y el rubro donde se desempeña, según
(Ruiz 2012).
MÉTODO
El estudio fue de tipo
descriptivo, definido por Hernández, Fernández y Baptista (2007), como las investigaciones
que “buscan especificar las propiedades, las características y los perfiles
importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que se
someta a análisis”. Por su parte Arias (2012.), sostienen que los estudios
descriptivos “consisten en la caracterización de un hecho fenómeno o grupo con
el fin de establecer su comportamiento”. De allí, que la investigación
descriptiva hace énfasis sobre conclusiones dominantes o sobre cómo una
persona, grupo o cosa se conduce o funciona en el presente. De tal modo que los
datos obtenidos en el estudio fueron descritos detalladamente con la finalidad
de dar respuestas a las interrogantes propuestas en la investigación.
Dado que el estudio se
enmarcó en una investigación de campo de carácter descriptiva, y que para la
obtención de los resultados del diagnóstico se utilizó la técnica de la
encuesta. En efecto se elaboró un (1) cuestionario, el cual se aplicaró a la
muestra de estudios conformados por veintiún (21) ítems con alternativas
dicotómicas y policotómicas según el caso, con el propósito de diagnosticar las
estrategias que se utilizan para la toma de decisiones.
Para establecer la
validación del instrumento, fue sometido a juicio del tutor para determinar si
las afirmaciones contenidas correspondían adecuadamente a la investigación que
es objeto de estudio, en coherencia, contenido y redacción.
La confiabilidad indicó
el grado de certeza con que se realizó la medición del instrumento, es por ello
que el diseño fue debidamente estructurado y evaluado por el especialista
RESULTADOS
Y DISCUSIÓN
En función de presentar
los posibles escenarios vinculados a la economía venezolana, se presenta la
propuesta hipotética sobre las proyecciones de los estados financieros básicos
a objeto de medir la situación económica
y financiera del año 2016 para Platinum
Motors 8082, C.A. Esto
permitirá a la entidad, estudiar los posibles contextos a los que experimentará
durante su gestión, canalizar las situaciones que afectarían tomas de
decisiones, teniendo opciones para desarrollarse y mantenerse en cumplimiento de
la premisa de negocio en marcha, producto del análisis financiero de la
organización sobre su solvencia, liquidez y rentabilidad.
Los resultados obtenidos
mediante la aplicación del instrumento, demostraron una serie de situaciones
que deben ser evaluadas, tales como:
·
La ausencia de un sistema adecuado para el
control y facturación en el despacho de los
productos.
·
No cuentan con un espacio físico acorde al
funcionamiento de cada departamento que conforma la entidad.
·
El inventario se considera insuficiente para
cubrir la demanda.
·
La atención al cliente se encuentra hasta en un
máximo de 30 minutos.
·
Inexistencia de un sistema especializado acorde
a los requerimientos operacionales de la organización.
·
La distribución de funciones se inclina a lo
deficiente aunado a lo deficiente del personal para el cumplimiento de los
cargos.
·
Las órdenes de compras le son despachadas en un
tiempo mayor al requerido, sin cumplir con la totalidad de la misma.
·
No cuentan con capacitación al personal a pesar
de tener una gerencia comprometida y sentido de pertenencia por parte de la mayoría del personal.
·
Necesidad de contar con planes de respaldo para
afrontar las variaciones económicas.
Estas situaciones
representan una serie de debilidades que son
responsabilidad de la administración y gerencia de la entidad, el ser
subsanadas, siendo necesaria la orientación para enfrentarlas y superarlas en
la medida que se van desarrollando las funciones día a día.
Asimismo, se encontraron
factores favorables que deben ser reforzados
para optimizar y prolongar la eficiencia de los mismos, en
aprovechamiento de disponer con un personal comprometido en la ejecución de sus
responsabilidades con gran disposición, que a su vez influenciará positivamente
generándoles mejor compromiso en su desempeño
ya provechoso.
Conocer
los elementos necesarios para el diseño de la proyección
Interpretando a los
autores Vélez y Dávila (2009), quienes indican lo necesario, para poder
realizar una proyección de estados financieros, se empleó la técnica más
habitual denominada porcentaje de ventas la cual consiste básicamente en
los posibles efectos en las variaciones de las ventas. Para llevar a cabo la
proyección, primeramente se indican los ítems correspondientes a comienzos del
presente año que posteriormente permitirán realizar sus respectivas
estimaciones tomando en cuenta los posibles efectos de inflación, para cada
Estado Financiero.
Elaboración
de presupuestos estimados de las ventas, compras, mano de obra y tesorería correspondientes
al presente año
En función de alcanzar
el propósito del diseño prospectivo para la elaboración de los estados
financieros básicos, se llevará a cabo el proceso requerido para estructurar el
comportamiento de los presupuestos estimados necesarios en la entidad,
partiendo de los datos originales de funcionamiento.
Diseñar
los estados financieros proyectados básicos
Finalmente, en función
de diseñar los estados financieros básicos para la organización donde han de
reflejar el hipotético comportamiento y resultado para el presente año del caso
estudio, aunado a los valores obtenidos, previamente calculados en los diversos
presupuestos correspondientes a las actividades mínimas efectuadas por la
organización, se procede a enlazar los datos, comenzando con el estado de
Flujos de Efectivo revelándose con la aplicación del método indirecto, en el
cual se corregirá la ganancia o pérdida mediante los cambios ocurridos en el
periodo a la cuenta de Inventario mediante las partidas por cobrar y por pagar
procedentes de las actividades de operación que son las encargas de reflejar
los ingresos ordinarios, como también las partidas que no se reflejen en el
efectivo, como es el caso de la depreciación y los gastos que sean efectuados
en efectivo.
CONCLUSIONES
Una vez obtenidos los
resultados con base a proyecciones sobre el comportamiento financiero de la
entidad que fue objeto de estudio, aunado a la información suministrada por la
fuente directa de la misma, se evidenciaron situaciones de debilidad y amenazas
que deben ser corregidas y de reforzar sus oportunidades y fortalezas a fin de
mejorar las habilidades del capital humano en pro de las funciones operativas
de la organización.
La Economía Venezolana
en los últimos años ha experimentado cambios alarmantes que impactan en el
valor de la divisa nacional, haciéndole perder su valor adquisitivo ante una
inflación siempre en aumento. Por tal motivo, existe a su vez, un crecimiento
en área empresarial mediante el surgimiento de pequeños inversionistas bajo la
figura de pequeñas entidades.
Por lo tanto, es de
importancia, conocer las diversas situaciones a las cuales se enfrentan y tener
las herramientas necesarias para enfrentarlas y superarlas en el momento que
llegasen a afectar negativamente su organización.
Para lograr este
objetivo, es necesario que cada organización establezca una estructura de sus
funciones, con efecto prospectivo, de ser necesario en su etapa Pre operacional
o por lo menos durante el primer trimestre de su gestión lo cual les permitirá
conocer un poco más, el mercado al cual desean formar parte, el posible crecimiento
que experimentará, y lo más importante, alcanzar su objetivo principal. Así
como también el conocer sus fortalezas y oportunidades para reforzarlas y
reconocer sus debilidades y amenazas para corregirlas.
Entre las
recomendaciones a informar, destacaron:
·
Adquisición de un programa especializado acorde
a las necesidades de la entidad que les permita llevar un mejor control de las
ordenes de compras, ordenes de despacho de mercancía, control del inventario,
como también lo referente a los impuestos que deben ser declarados en los respectivos entes gubernamentales
según lo indique su actividad económica.
·
Inversión en un sistema de redes para minimizar
el papeleo inherente a los reportes quincenales o mensuales sobre el desarrollo
en los diversos departamentos que le conforman, minimizando el costo en papeleo
con posibilidad de traspapelarse, ser un poco ecologista y a su vez poder
realizar reportes diarios que puedan ser enviados mediante este sistema entre equipos.
·
Diseñar un sistema para el control y facturación
en el despacho de los productos.
·
Redistribuir los espacios físicos acorde al
funcionamiento de cada departamento que conforma la entidad.
·
Diseñar un sistema de control de inventario para
mantener un stock que permita dar respuestas a las exigencias del mercado.
·
Crear un Plan de atención al cliente para
minimizar el tiempo de entregas.
·
Diseñar un sistema especializado acorde a los
requerimientos operacionales de la organización.
·
Elaborar un Manual de Cargos para optimizar el
cumplimiento de las funciones y el aprovechamiento del personal.
·
Minimizar el tiempo de despacho de las órdenes
de compras para cumplir con la totalidad de la misma.
·
Diseñar planes de formación permanente para el
personal con el fin de crear sentido de pertenencia y así lograr una gerencia comprometida.
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