Estrategia
de operaciones en el almacén de materia prima de una empresa de pintura en
Venezuela
http://doi.org/10.33996/revistaenfoques.v1i2.11
No. 2 | Volumen 1 | Abril - Junio 2017
http://revistaenfoques.org
ISSN: 2616 - 8219
ESTRATEGIA DE OPERACIONES EN EL ALMACÉN DE MATERIA PRIMA DE UNA
EMPRESA DE PINTURA EN VENEZUELA
OPERATIONS STRATEGY IN THE RAW MATERIAL WAREHOUSE OF A PAINTING
COMPANY IN VENEZUELA
Kendris Medina
nahomimedina27@gmail.com
Universidad
José Antonio Páez, Venezuela
Licenciada en Administración de Empresas de la
Universidad José Antonio Páez, asistente administrativo titulado en el Centro
Técnico Profesional de Valencia, Venezuela. Ingles medio en la Fundación de la
Universidad de Carabobo, Excel avanzado.
Artículo recibido 19 enero 2017 | Arbitrado febrero 2017
| Publicado 01 de abril 2017
Resumen
El presente artículo
tiene como propósito compartir el plan estratégico diseñado para mejorar las
operaciones en el almacén de materia prima en Corimón Pinturas, C.A., debido a
la inconsistencia de sus inventarios y el software contable. La investigación
se consideró de tipo proyecto factible, bajo un diseño de campo; a su vez para
la recolección de la información se seleccionó como técnica de recolección de
datos la encuesta; apoyada en el cuestionario, como instrumento.
Posteriormente, para la elaboración de las estrategias, se realizó un análisis
de los factores externos e internos que afectaban la gestión del inventario de
materia prima en la organización, se elaboró una matriz DOFA que sirvió como
base para la construcción de las estrategias y actividades que permitieron
regular la gestión de inventarios de materia prima en la organización en
estudio, tales como elaboración de procedimientos y formatos que de
implementarse podrían contribuir al control del citado almacén.
Palabras clave: Plan estratégico, empresa
de pintura, almacén
Abstract
The purpose of this
article is to share the strategic plan designed to improve operations in the
raw material warehouse in Corimón Pinturas, C.A., due to the inconsistency of
its inventories and accounting software. The investigation was considered as a
feasible project, under a field design; in turn, the survey was selected as the
data collection technique; supported by the questionnaire, as an instrument.
Subsequently, for the elaboration of the strategies, an analysis of the
external and internal factors that affected the management of the raw material
inventory in the organization was carried out, a DOFA matrix was developed that
served as the basis for the construction of the strategies and activities that
allowed to regulate the management of raw material inventories in the
organization under study, such as the elaboration of procedures and formats
that could be implemented to control the said warehouse.
Key words: Strategic
plan, paint company, warehouse
INTRODUCCIÓN
La
necesidad de almacenamiento de la materia prima surge porque se hace necesario
contar con los materiales para la producción, por lo tanto una empresa
manufacturera, se ve en la necesidad de elaborar una red logística de
distribución donde los almacenes forman los nodos desde el proveedor, hasta el
centro de producción.
Al
respecto en esta investigación se analiza el caso de la empresa Corimón
Pinturas, C.A.; el cual posee un almacén de materia prima que no se le realiza
una adecuada gestión de las actividades administrativas y contables. En tal
sentido se ha evidenciado desorganización en la ubicación de las sustancias y
materiales que contiene, deficiencias en la elaboración y entrega de los
reportes de entrada y salida, información errónea a los departamentos con los
cuales mantiene relación directa, entre otros.
La
función logística de control de inventarios en almacenes está relacionada con
un amplio campo de actividades operativas; en consecuencia, se hace necesario
que para su control se deben tener en cuenta varios aspectos tales como:
conocimiento y determinación del tipo y cantidad de materiales que se van a
mover dentro de los almacenes, recepción de los materiales dentro del almacén,
orden de los mismos, mantenimiento, así como recolección y distribución de
materiales.
En tal
sentido, la naturaleza de la responsabilidad en el departamento de almacenes
para la custodia de los materiales exige independencia en las actividades de
quienes reciben o entregan los materiales; por ello, se debe controlar los
niveles en los inventarios y la eventual obsolescencia de este. Debe indicarse
que en una organización pueden manejarse tres (03) tipos de inventarios los
cuales están denominados como sigue: a) inventario de materia prima, b)
inventario de productos en proceso; e, c) Inventario de producto terminado.
Así,
para el caso de la presente investigación, se toma en cuenta el inventario de
materia prima, el cual de acuerdo a Müller (2004), “está constituido por los
materiales e insumos necesarios para elaborar los productos completos que se
van a vender” (p.20), ya que las debilidades presentes en el mismo se traducen
en fallas en la distribución de mercancía a vender y por consiguiente
insatisfacción de los clientes de la empresa; lo que al fin afecta las finanzas
de la empresa.
En
definitiva, el control de los inventarios debe ser importante para las empresas
tanto como el resto de los procesos, ya que ellos afectan la producción,
disponibilidad de los productos para su comercialización, valoración correcta
en términos monetarios y presentación de cifras correctas y confiables al
mostrar el balance general, además de su incidencia en el estado de ganancias y
pérdidas al determinar el costo de ventas.
Específicamente
en el caso de los inventarios de materia prima, puede indicarse que tienen
relación directa con la planificación de la producción y la programación de
ventas, por lo que se establecen niveles máximos y mínimos de volúmenes, para
no incurrir en excesos de producción ni en fallas que generen costos
adicionales.
Dentro
de este contexto, se destaca que el inventario de productos materia prima es
importante para todos los sectores industriales, pero para las empresas de
producción de componentes químicos es particularmente trascendental, debido a
que deben asegurarse que las acciones que implementan garanticen la calidad del
producto al consumidor final.
Ante esta situación se trata el caso en esta investigación de la
empresa Corimón Pinturas, C.A., la cual se encarga de la producción y
elaboración de pinturas para diversos usos. La situación que se presenta está
relacionada directamente con la gestión del inventario de materia prima, en el
cual se ha podido evidenciar que la información que se encuentra en el software
administrativo – contable presenta desviaciones severas con las existencias en
físico en cada uno de los productos que fabrica la empresa.
Esta situación se percibe debido a que en muchas ocasiones al consultar
el software de inventarios se pueden observar las existencias de productos que
no están en el área de almacén que le fue asignada. Por ende, otros de los
problemas que se han presentado es que muchos de los trabajadores de producción
de la empresa han emitido quejas acerca de la cantidad del producto que
reciben, destacando que es menor a lo que se encuentra en la solicitud, lo que
ha conllevado al regreso de la mercancía e inversión de tiempo, materiales y
dinero, debido a que afecta a la operatividad de la organización.
Esta situación ha afectado las ventas de la empresa y sus finanzas;
además se considera dentro de la organización que los informes contables que se
emiten desde el almacén son pocos confiables.
Por tal motivo la investigación se planteó la elaboración de un Plan
Estratégico que permitiese el mejoramiento de las operaciones en el almacén de
materia prima en la empresa Corimón Pinturas, C.A. para ello, fue diagnosticada
la gestión en el almacén de materia prima. También, se identificaron los
factores que influyen en la gestión del almacén de materia prima.
La
importancia del estudio radicó en que en la actualidad existen muchas
discrepancias entre las cantidades que existen en el inventario físico y las
registradas en el software de inventarios. Por lo que se hace necesario
divulgar los planes estratégico que mejoren la calidad de los servicios de
almacenajes dentro de las organizaciones empresariales, a fin de ir cumpliendo
con los estándares en la calidad de los servicios y procesos que son llevados a
cabo en el campo empresarial, para así minimizar los reclamos de los distintos
trabajadores de producción.
MÉTODO
El
estudio se catalogó como un proyecto factible debido a que tuvo como propósito
presentarle, a través de un plan estratégico; una solución a la empresa Corimón
Pinturas, C.A., en lo referente al manejo adecuado de su almacén de materia
prima; por lo tanto, de acuerdo a Palella y Martins (2006) el proyecto factible
“Consiste en elaborar una propuesta viable destinada a atender necesidades
específicas, determinadas a partir de una base diagnóstica.” (p. 91). En tal
sentido, el diseño usado fue de campo para el desarrollo de este trabajo de
investigación, ya que los datos para recabar la información fueron tomados del
personal que labora en el almacén de materia prima de la empresa Corimón
Pinturas, C.A. y los representantes de los departamentos con los cuales guarda
relación directa, tales como lo son compras y contabilidad. Así Arias, (2006)
expresa al diseño de campo.
RESULTADOS
Y DISCUSIÓN
De las personas
encuestadas el 33% señaló que se realizan los registros de consumos en el
sistema inmediatamente que se hace en físico, mientras que el 67% restante
señaló lo contrario. A través de este resultado se puede inferir que no todo el
personal está a cargo de los controles
que se llevan a cabo en la recepción de la materia prima en él, lo que influye de
forma negativa en la fiabilidad de la información que se maneja en esta organización.
Resultados
del diagnóstico
Una vez aplicada la
encuesta a los trabajadores del departamento de almacén de materia prima de
Corimón Pinturas, C.A., se pudo determinar los siguientes hallazgos:
1.
La información que se encuentra en el software administrativo –
contable, presenta desviaciones notables con la cantidad de materia prima que
se encuentra en el almacén, lo que significa que los ingresos
o despachos que se
realizan del mismo no son registrados de forma
correcta.
2.
Respecto a la gestión de inventario, pudo denotarse que el conteo
de inventario, aunque se realiza al menos una vez al año, no se ejecuta
de forma frecuente, situación
que ha contribuido a las discrepancias en las cantidades registradas en el sistema.
3.
En cuanto al manejo de la documentación, pudo observarse que es
débil el manejo de la documentación que avale las cantidades que entran y salen
del almacén, por lo tanto, la información sobre la gestión de inventario,
carece de un respaldo confiable.
4.
Otra disparidad encontrada es que los registros diarios de
producción no coinciden con la materia prima que se entrega
5.
Sin embargo, como aspectos positivos, pudo encontrarse que la materia
prima está ordenada de acuerdo a su tipo y además los trabajadores
vigilan porque las condiciones del almacén de materia prima sean las más
idóneas para la preservación de los parámetros de calidad de los productos que
se venden en la empresa.
6.
También se pudo diagnosticar que los trabajadores tienen el
compromiso de colaborar con el control de las actividades que se desarrollan en
el almacén.
7.
Una de las principales debilidades está referida al despacho de
la materia prima, donde se pudo evidenciar que no se registra correctamente en
el sistema a los productos que son enviados a los camiones, tampoco se llena
adecuadamente las guías de despacho
que se emiten en el almacén de materia
prima, lo que contribuye con la falta de transparencia de los informes que
entrega la supervisión de este almacén.
8.
Por último, puede señalarse que uno de los mayores problemas
existentes en la organización es que no se realiza el registro en el software
administrativo de las salidas
del inventario de materia prima, en el momento cuando
éstas se realizan, por lo
tanto algunas cifras y datos importantes no son llenados de forma correcta, ya que dependen de la memoria del
trabajador que la realiza.
Identificación de los
factores que influyen en la gestión del almacén de materia prima en Corimón
Pinturas, C.A.
La encuesta realizada a
los trabajadores del área de almacén de producto materia prima en Corimón
Pinturas, C.A., sirvió de base para la identificación de los factores externos
e internos que afectan a la gestión del inventario final en esta organización.
De esta manera, en esta fase se discriminaron los resultados obtenidos en la encuesta, en los factores
internos (fortalezas y debilidades), como en los externos
(oportunidades y amenazas). A su vez, en el Cuadro 1. Se realizó el análisis DOFA
correspondiente al análisis
de los factores que influyen
en la gestión de este inventario.
Cuadro 1. Matriz DOFA en la gestión de este inventario
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FACTORES
INTERNOS
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Fortalezas
(F)
F1: Orden
de la materia prima dentro del almacén
F2: Disposición
de los trabajadores a controlar la materia prima que está dentro del almacén.
F3: Control
de las condiciones de almacenamiento
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Debilidades
(D)
D1: Falta
de comunicación de procedimientos existentes
D2:
Discrepancias entre las existencias en físico y lo que se encuentra en el
software administrativo- contable
D3:
Conteo poco frecuente de la materia prima que se encuentra en el almacén
D4: Falta
de control de la documentación existente en el departamento
D5:
Debilidades en el registro de la materia prima que entran y salen del
almacén.
D6:
Debilidades en el despacho de la materia prima
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FACTORES EXTERNOS
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Oportunidades
(O)
O1: Plan estratégico
O2: Software administrativo-contable
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Estrategias
FO
Realizar un
procedimiento que permita controlar las entradas de materia prima dentro del
almacén
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Estrategias
DO
Elaborar
estrategias para el control de la documentación del almacén de materia prima
Elaborar actividades para programar el conteo físico del inventario de
materia prima
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Amenazas
(A)
A1:
Registros contables de la empresa
A2: Cumplimiento de las entregas de productos a los
clientes.
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Estrategias
FO
Elaborar Mejoras
al procedimiento de almacenaje
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Estrategia
DA
Elaborar
actividades a través de las cuales se controle el despacho de materia prima
en la organización.
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Propuesta del plan estratégico en la Empresa
Carimón Pinturas, C.A.
El
diseño de esta propuesta estuvo orientada a proporcionar soluciones
a la problemática encontrada en la empresa Corimón Pinturas, C.A., en lo
referente a la gestión de su inventario con relación a la materia prima,
dado a la evidencia en el desarrollo de sus actividades y deficiencia en
los controles existentes, lo que llevó a notar la disparidad entre los
registros diarios de producción que se entrega a los camiones y fallas en
general en el manejo de la documentación del almacén. Para dar una solución
viable a la situación, fueron desarrollados los objetivos estratégicos
obtenidos a través de la elaboración de la matriz DOFA, así como el análisis de
los recursos técnicos, operativos y económicos requeridos para llevarlos a cabo, según se describen a continuación.
Objetivo general
Elaborar un plan
estratégico dirigido al control del inventario de materia prima en la empresa
Corimón Pinturas, C.A., ubicada en Valencia Estado Carabobo.
Objetivos
específicos
·
Realizar un procedimiento que permita controlar las entradas de
materia prima dentro del almacén.
·
Definir las estrategias para el control de la documentación del
almacén de materia prima.
·
Elaborar actividades para programar el conteo físico del
inventario de materia prima.
·
Establecer las acciones para el mejoramiento del procedimiento de almacenaje.
·
Diseñar las actividades a través de las cuales
se controle el despacho de materia
prima en la organización.
·
Elaborar acciones para mantener el control del inventario de
materia prima.
Importancia
Esta propuesta fue
justificada debido a que la empresa Corimón Pinturas, C.A. requería poseer
estrategias que le permitiesen
mejorar la gestión de su almacén de materia
prima, debido a que la falta de controles existentes, lo cual ha generado que
las cantidades registradas en la documentación que se maneja, sea distintas a
lo que físicamente se entrega al departamento de producción.
Sobre esta base, el plan
estratégico propuesto, beneficiará en primer lugar a la empresa, debido a que
contará con una forma más eficiente de manejar y controlar su inventario de
materia prima, a fin de que la gestión del mismo sea confiable ante la gerencia
administrativa y contable de la organización.
De igual forma se le
proporcionará a la empresa las herramientas para tener un personal capacitado
en manejo del inventario de materia prima y de esta manera contribuir con el
control de esta área dentro de la empresa.
Identificación de la factibilidad técnica,
operativa y económica relativa a la elaboración de un plan estratégico dirigido
al control del inventario de materia prima en la empresa Corimón Pinturas,
C.A., ubicada en Valencia Estado Carabobo
Recursos técnicos
De acuerdo a Ramírez
(2008) el análisis
de factibilidad técnica
se relaciona con los recursos necesarios como herramientas,
conocimientos, habilidades, experiencia, etc., que son principalmente para
generar las actividades o procesos que requiere el proyecto. Por ello, nos
referimos a elementos tangibles (medibles).
El proyecto consideró si
los recursos técnicos actuales fueron suficientes o deben complementarse. Al
respecto, para la implementación de la propuesta se requirió de formatos para
el control de inventario y software de administración de inventario.
Factibilidad operativa
Ramírez (2008) indica que
la factibilidad operativa “se refiere a todos aquellos recursos donde
interviene algún tipo de actividad (procesos), depende de los recursos humanos
que participen durante
la operación del proyecto. Durante
esta etapa se identificaron todas las actividades
y desde el punto de vista operativo se requiere del personal que se encarga de
la gestión del almacén de materia prima.
Elaboración de un plan estratégico que
permite el mejoramiento de las operaciones en el almacén de materia prima en
Corimón Pinturas, C.A.
Plan estratégico
Misión del plan estratégico
Este plan estratégico tuvo como misión
desarrollar las acciones
que debía realizar el personal
que trabajaba en el almacén de materia prima de Corimón
Pinturas, C.A., para que su inventario esté controlado.
Visión del plan estratégico
Al implementar cada uno de
los objetivos estratégicos desarrollados en la presente propuesta, la empresa
Corimón Pintura, C.A.; podrá contar
con un almacén de materia
prima controlado, en el cuál las desviaciones existentes se encuentren dentro
de los parámetros permitidos por la empresa.
Objetivos del plan estratégico
· Realizar
un procedimiento que permita controlar las entradas de materia prima dentro del almacén
· Definir
las estrategias para el control de la documentación del almacén de materia prima
· Elaborar
actividades para programar el conteo físico del inventario de materia prima
· Establecer
las acciones para el mejoramiento del procedimiento de almacenaje
· Diseñar
las actividades a través de las cuales se controle el despacho de materia prima
en la organización.
· Elaborar
acciones para mantener el control del inventario de materia prima
Objetivo estratégico
1. Realizar un
procedimiento que permita controlar las entradas de materia prima dentro del
almacén.
Estrategia: Determinar
cuáles son los pasos que se deben seguir para mantener las entradas de materia
prima controladas
Política: Las
desviaciones respecto a las entradas de materia prima al almacén deben estar
dentro de los parámetros establecidos por la empresa.
Normas para el ingreso de materia prima en
el almacén
Para el ingreso de la
materia prima en el almacén deben
procurarse tener las normas que a continuación se citan:
1.
Respecto a la etiqueta:
· Cada
materia prima debe estar debidamente identificada dentro del área de almacén.
· Debe
indicar el nombre del material de manera visible, junto con el código y la
fecha de recepción de la mercancía
· Se
coloca en el pallet de materia prima y contiene información del producto como:
• Nombre
del producto
• Código
del producto
• Fecha
de producción
• Código
de barras para ingreso al sistema de inventarios
2.
Respecto a la clasificación de la materia prima:
· El
estibado de la tarima debe ir de acuerdo al producto es sus diferentes
presentaciones.
· Debe
de ir en buen estado y sin golpes.
3.
Respecto a la tarima:
· La
tarima debe de ir bien asegurada, de lo contrario se rechazará
· Los
operadores de montacargas que ingresen del almacén a la planta de producción
deberán colocar las tarimas bien centradas en los espacios correspondientes
4.
Respecto a la recepción:
· Para
recibir la materia prima, el operador debe verificar el físico contra lo
reportado en la etiqueta
· Todos
los movimientos de los inventarios de la materia prima debe estar debidamente documentada
· El
almacenamiento de la materia prima está debidamente identificado dentro del
área de almacén.
· Debe
indicar el nombre del material de manera visible, junto con el código y la
fecha de recepción de la mercancía
Actividad
1. Procedimiento para el control de recepción de materia
prima en el almacén.
Para
la adecuada recepción de la materia prima en el almacén, se debe seguir el
procedimiento que se expone en el cuadro 2 y que es representado a través de la
figura 1.
Cuadro 2. Procedimiento para la
recepción de la materia prima
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Responsable
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Actividad
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Almacenista
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Recibe
la materia prima del proveedor y luego de realizar un conteo de los mismos
elabora una nota de entrada, con copia al departamento de contabilidad.
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Identifica
los productos recibidos por códigos, fecha de entrada y los ubica en el lugar
asignado dentro del almacén para su despacho
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Se realiza la
carga al sistema de inventario.
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Figura 1. Flujograma
Control de recepción de productos del almacén
Objetivo estratégico 2. Definir las estrategias para el control de la documentación
del almacén de materia prima
Estrategia: Establecer
el sistema de control de documentación en el almacén de materia prima
Política: Toda la documentación relativa
al almacén de materia prima debe estar controlada
Uno de los problemas que se diagnosticó a través de la encuesta, es que no existe
un control adecuado de la documentación inherente al manejo del inventario de materia
prima en la empresa. Para solventar esta problemática, se proponen dos (02)
actividades, la primera relacionada con la elaboración de formularios que
faciliten el control de las actividades que se desarrolla en el almacén de
materia prima y la segunda con la generación de las directrices que deben
seguirse para el control de la documentación.
Actividad 1. Elaboración de Formularios.
Tal como se citó
anteriormente, la elaboración de estos formularios tiene como objetivo, controlar las actividades que se realizan
en el almacén de materia prima de la empresa Corimón Pinturas, C.A. y a su
vez, dejar registros escritos que avalen las operaciones que se efectúan en
esta área.
Formulario
de nota
de recepción
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NOTA DE RECEPCIÓN
DE MATERIA PRMA
N°
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CARACTERÍSTICAS
DE LA MATERIA PRIMA
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Código
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Descripción
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Cantidad
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Figura 2. Nota de
Recepción de Materia Prima
Formulario
de la nota de despacho
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NOTA DE DESPACHO
N°
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Orden de
Producción N°
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Fecha:
Sres. Ruta:
Dirección: Ciudad:
Teléfono (s) e-mail:
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EXPLICACIÓN
DEL PRODUCTO
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Producto
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Código
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Cantidad
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Presentación
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Despachador:
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Supervisado por:
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Recibido por:
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Figura 3. Nota de
Despacho de la Materia Prima
Formulario
de la toma de inventario
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TOMA DE
INVENTARIO
Primer Conteo
Realizado por
Supervisado por
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Explicación
de Materia Prima
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Producto
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Código
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Cantidad
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Ubicación
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Observaciones
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TOMA DE INVENTARIO
Segundo Conteo
Realizado por
Supervisado por
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Explicación
de Materia Prima
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Producto
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Código
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Cantidad
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Ubicación
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Observaciones
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Figura
4. Formulario de Toma
de Inventario
Actividad 2. Parámetros para el control de la
documentación
Los siguientes aspectos
son necesarios para el control de la documentación en el almacén de materia
prima en la empresa Corimón Pinturas, C.A.
· El
despachador debe verificar que las salidas de deben estar respaldadas por la requisición de producción, por lo
que las cantidades y tipo de materia prima deben coincidir con lo solicitado en
el pedido. La nota de despacho debe
emitirse con 3 copias que se distribuirán de la siguiente forma: Original para
producción, duplicado para el departamento de Logística y triplicado para contabilidad.
· Debido
a la importancia de los inventarios, es necesario que la salida de la materia
prima sea un movimiento que esté autorizado y respaldado por documentos que
garanticen el mayor control posible, para ello es necesario que en cada entrega
se verifique esté la nota de despacho, en la cual se especifique el lote de producción
· Para
el despacho de materia prima se debe aplicar la nota de entrega en la cual se
debe reflejar la cantidad despachada, lote de producción, quien lo autoriza y
características de la materia prima a entregar, la nota de despacho debe emitirse con 3 copias que se distribuirán de la siguiente forma Original para producción, duplicado departamento de
logística y triplicado para los archivos contables de la empresa.
Objetivo estratégico 3. Elaborar actividades para programar el conteo físico del
inventario de materia prima
Estrategia: Indicar
cuáles son los pasos para realizar el control de inventario de materia prima
Política: El
conteo del inventario de materia prima deberá realizarse semestralmente
Este objetivo tiene como
finalidad dirigir las actividades que deben tomarse en cuenta para hacer la toma física
del inventario de materia prima; para ello se debe tomar
en cuenta:
· La
toma física del inventario debe realizarse al menos dos (02) veces al año, el
cual se efectuará realizando conteos físicos con la finalidad de corroborar el
correcto registros de las operaciones que involucran el Inventario, además
también contribuirá a evaluar si existen mercancías dañadas, contaminadas, u
obsoletas y redundara en la reducción de ajustes de Inventario.
· Para
la realización de la toma física de inventarios debe hacerse una parada en las
operaciones que involucren el movimiento de los mismos para facilitar su
aplicación y además garantizar el éxito del mismo.
· Después
de realizada la toma física, se procederá a recopilar y organizar la
información, para poder comparar los resultados obtenidos con los datos del
sistema de información, para detectar si existen diferencias entre este último
y el físico.
· De
existir diferencias se deberá determinar la causa de las mismas y aplicar las
medidas correctivas aplicables al mismo para así evitar que vuelvan a
presentarse, luego de esto se solicitara la aprobación y realización del ajuste
que le corresponda.
· La
comparación de los datos obtenidos con el sistema se realizará a través de un
formato denominado Tarjeta de Inventario, el cual debe ser renumerado y debe
permitir realizar observaciones sobre lo que se detecte durante la toma de
Inventarios. El mismo debe estar en todas las ubicaciones del almacén.
· La
toma de inventario debe ser realizada y dirigida por personal capacitado para
tal fin y debe ser independiente a las funciones del Almacén.
· Para
que la toma de inventarios se realice debe hacer un corte de documentos con el
fin de verificar si hay alguna operación que involucre el inventario que no se
haya registrado. Igual las instalaciones deben estar en las mejores condiciones
posibles para que el personal que esté realizando la toma de inventarios pueda
observar fácilmente el nombre y descripción de los materiales y la cantidad de
los mismos.
Objetivo estratégico 4. Establecer las acciones para el mejoramiento procedimiento
de almacenaje
Estrategia: Definir
los parámetros a seguir para el buen almacenamiento de la materia prima.
Política: La
materia prima debe ser almacenada dentro de los parámetros establecidos.
El propósito de este
objetivo es proporcionar actividades que permitan mejorar los controles
en el almacenamiento de la materia prima,
por esto para un mejor manejo
y mantener al día el almacén de materia prima, se procederá a hacer las
siguientes mejoras:
· Se
establecerá sectores específicos dentro del almacén donde se colocará la
materia prima que ingresa de la planta diariamente. Todos aquellos pedidos que
sean extraordinarios o de carácter urgente serán ubicados en un área especial.
· Para
llevar un control de los productos que el almacén entrega a la planta de
producción, se llevará el formato de recepción que se diseñó con anterioridad.
En éste se especificará la persona que entrega, la persona que recibe,
cantidad, número de material; especificando si la orden es parcial o total. Con
esto se evitará el desorden y demoras en el proceso productivo.
· Luego
de haber verificado y registrado el producto en el sistema, se procederá a
colocarlo en la bodega o prepararse para su despacho.
Objetivo estratégico 5. Diseñar las actividades a través de las cuales se controle
el despacho de la materia prima en la organización.
Estrategia: Señalar
los pasos para un despacho de materia prima controlado.
Política:
Las desviaciones en el despacho de materia prima, deben
estar dentro de los parámetros establecidos.
Actividad 1. Control de despacho de productos del almacén. (Cuadro 3)
Para el adecuado despacho
de la materia prima en el almacén, se debe seguir el siguiente procedimiento.
Cuadro 3. Procedimiento para el
Despacho de la Materia Prima
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Responsable
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Actividad
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Compras
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Efectuar
la adquisición de la materia prima
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Operario de Almacén
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Recibe
la Materia prima, introduce la información en el sistema y los organiza en el almacén
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Jefe de Despacho
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Programación
de pedidos para despachar
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Despachador
|
Organizar
la entrega de la misma a producción
|
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Trasladar
las órdenes ya asignadas al operador de producción
|
Figura 5. Flujograma
para el Despacho de Mercancía
Objetivo Estratégico 6. Elaborar acciones para mantener el control del inventario
de materia prima.
Estrategia:
Definir los parámetros para que el inventario de
materia prima esté controlado en el tiempo.
Política: El
inventario de materia prima debe estar controlado.
El propósito de este objetivo es crear medidas
que faciliten el seguimiento de los
controles aplicados al inventario de materia prima, para tales efectos se
sugieren las siguientes actividades:
Actividad 1. Realizar un conteo físico aleatorio cada semana.
Cada día viernes, el supervisor del almacén de materia prima reunirá a su equipo y de manera aleatoria seleccionará
un producto para hacer el contaje físico del mismo y comprobar de forma
periódica que la información en físico, coincide con lo que se encuentra en el
sistema (Cuadro 4). Para ello deberá seguir los siguientes pasos:
·
Imprimir la lista del producto seleccionado que se encuentra en
el almacén del sistema
de inventarios para la posterior comparación física
vs. Sistema.
·
Facilitar la ubicación y el conteo del producto seleccionado en
el almacén.
·
Mantener contados todos los productos físicamente, se procede al
cuadre físico vs. sistema.
Si durante esta actividad
se encuentra una diferencia positiva, es decir que hay más productos en físico
que el software de inventario, se debe evaluar si los siguientes eventos han ocurrido:
·
Devoluciones de producción.
·
Cruces de producto con los de
producción.
·
Malos despachos.
·
Malos reportes de producción.
También puede encontrarse una
diferencia negativa, en la cual falta productos en el almacén, esto puede
deberse a:
· Mal
despacho a la producción
· Devoluciones
sin notificar al encargado del almacén
· Ingreso
de producto a reproceso
· Daño
de producto en la carga de vehículos
Cuadro 4. Planificación Estratégica de la Propuesta
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Estrategia
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Tácticas o Actividades
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Responsable
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Tiempo
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Costo
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Indicadores
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Realizar un
procedimiento que permita
controlar las entradas de materia
prima dentro del almacén
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Normas y Procedimientos
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Jefe de
Suministros/ Almacenista
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Mensual
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Salario del Almacenista.
Bs. 18.000,00
mensual
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Materia prima almacenada correctamente
/materia prima recibida
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Definir las
estrategias para el control de la documentación del almacén de materia prima
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Procedimiento para el control de la
documentación
|
Jefe de
Suministros
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Diario
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Mantenimiento mensual del sistema de control: Bs. 15.000
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% Documentos controlados
|
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Elaborar
actividades para programar el conteo físico del inventario de materia prima
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Conteo físico del inventario
De materia prima
|
Jefe de
Suministro / Almacenistas
|
Semestral
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Catering para
el personal.
Bs. 100.000,00
|
%
Desviaciones encontradas
|
|
Establecer las
acciones para el mejoramiento del procedimiento de almacenaje
|
Sistema de
Orden y
limpieza en el almacén
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Almacenista
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Diario
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Salario del Almacenista.
Bs. 18.000,00
mensual
|
% Materia prima
almacenada correctamente
|
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Diseñar las
actividades a través de las cuales se controle el despacho de materia prima
en la
organización.
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Procedimiento de despacho en el almacén
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Jefe de
Suministro / Almacenistas
|
Diario
|
Salario del Almacenista.
Bs. 18.000,00
mensual
|
% Materia prima
despachada
correctamente
|
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Elaborar acciones
para mantener el control del inventario de materia prima
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Inventarios
cíclicos
|
Jefe de
Suministro / Almacenistas
|
Semanal
|
Salariodel Almacenista.
Bs. 18.000,00
mensual
|
%
Desviaciones encontradas
|
CONCLUSIONES
En el diagnostico se pudo
determinar que los procedimientos que permiten regular las actividades que se
llevan a cabo para el manejo del inventario no son divulgados de forma completa
en el personal que labora en el almacén de materia prima, lo que promueve que
cada trabajador realice este trabajo de la forma como le dicte su experiencia.
La situación anterior ha
traído como consecuencia que la información que presente el software
administrativo contable, presente desviaciones respecto al inventario físico de
la empresa, por lo tanto, la información que se presenta no es del todo
confiable ante la gerencia administrativa-contable de la organización.
Otro de los problemas
encontrados es que no todo el personal interviene de forma activa en la
realización del inventario, así como no todos tienen el control de las entradas
y salidas de la materia prima que existe en el almacén; en función a estas
debilidades en el control de la documentación, se evidenció que los registros
diarios de producción no coincidían con la mercancía que se entrega a
producción.
Entre los aspectos
positivos encontrados se tiene que la materia prima se encuentran ordenados
dentro del almacén, lo que demostró que el personal tiene claro que la calidad
de estos productos depende del tiempo de elaboración y por ello el almacenamiento
debe ser controlado.
De acuerdo al diagnóstico
realizado se elaboró una matriz DOFA, donde se evidenciaron que el control de
inventario de materia prima presenta más debilidades que fortalezas y a partir
de esta herramienta se derivaron cinco (05) estrategias que conformaron el plan
estratégico, el cual fue entregado a la empresa de Pinturas Corimón para su
futura aplicación en los mecanismo de control de inventario en el almacén.
Así, mediante el
desarrollo de la propuesta se pudo evidenciar que era técnica y operativamente
factible, además se desarrollaron procedimientos para la entrada y salida
controlada de materia prima en el almacén.
De igual forma se
elaboraron estrategias para el control de la documentación del almacén de
materia prima y para ello se realizaron formatos que permitieron regularizar el
control de la recepción y despecho en este almacén.
Otra de las actividades
realizadas fue la elaboración de procedimientos a través de los cuales se podía
planificar el conteo físico del inventario y mejoras al procedimiento de
almacenaje.
REFERENCIAS
Arias, F. (2006). Proyecto de
Investigación: “Introducción a la metodología científica”. (2006) (5ª ed.)
Caracas: Episteme.
Müller, M. (2004). Fundamentos de
Administración de Inventarios. Editorial Norma: Madrid
Meigs, Walter (1994). “Principios de
Auditoria”. (1994) Editorial Diana
Ortiz, T. (2017), Lineamientos de
control interno de inventario bajo las NIIF para pymes pertenecientes al sector farmacéutico del Estado Aragua
[Trabajo de grado] Universidad de Carabobo
Palella,
S. y Martins, F. (2006).
Metodología de la Investigación Cuantitativa Ed. Fedupel. Caracas, Venezuela
Ramírez, T. (2007) Técnicas de la
Investigación Cuantitativa Ed. Limusa. México
Sabino, Carlos (2002) El proceso de investigación científica. Editorial Panapo: Caracas Schroeder
Robert
(1992) Administración de Operaciones, Estrategia y Análisis. Pearson
Education. México